VI. УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
6.1. Ведется следующая документация по учету новых трудовых книжек, имеющихся в наличии у работодателей:
а) книга приема трудовых книжек (приложение 1 к Инструкции);
б) книга расхода трудовых книжек (приложение 2);
в) книга ведения учета трудовых книжек (приложение 3).
Книги приема и расхода трудовых книжек ведутся учетно-расчетными отделами (бухгалтерией) предприятия, в них записывается прием и расход всех трудовых книжек с указанием их серий и порядковых номеров.
Книга ведения учета трудовых книжек ведется отделом кадров или ответственным лицом, назначенным работодателем. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, и трудовые книжки (дубликаты), выданные впервые поступающим на работу, с записью серии и номера, а также делается запись о получении платы за выдачу новой трудовой книжки (дубликата).
Приемная и расходная книги и книга ведения учета трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью и сургучной печатью руководителя.
6.2. Трудовые книжки хранятся в отделе кадров предприятия как документы строгой отчетности. По окончании каждого месяца ответственное лицо по ведению трудовых книжек отчитывается в бухгалтерии работодателя о наличии трудовых книжек и суммах, полученных за вновь заполненные трудовые книжки.
На испорченные при заполнении или по другим причинам трудовые книжки составляется акт.
6.3. Предприятия, приобретающие трудовые книжки, дополнительные листы к трудовым книжкам по договору, в порядке, установленном в данной Инструкции, должны не позднее одного месяца после заключения данного договора представить информацию об их целевом использовании органам по труду. Информация представляется в произвольной форме, с указанием сведений о сотрудниках, которым выданы (заведены) трудовые книжки, дополнительные листы к трудовым книжкам, реквизитов приказа о приеме на работу.
Предприятие обязано в установленном порядке предоставлять трудовые книжки только сотрудникам, принятым на работу, на основании заключенных трудовых договоров. Выдача трудовых книжек посторонним лицам запрещается.